E-Invoicing / EDI

„Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe.“
- George Westerman -

Die PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG hat derzeit ein E-Invoicing-Projekt angestoßen. Mit der Unterstützung unseres Servicedienstleister, der COMARCH AG, besteht das übergeordnete Ziel darin, die internen Prozesse für Eingangsrechnung zu optimieren und gemeinsam mit unseren Partnern ressourcenschonender zu wirtschaften.

Neben ökonomischen Gesichtspunkten möchten wir durch prozessuale Optimierungen somit auch einen Teil zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beitragen.

Im Rahmen des Projektes können Sie zwischen unterschiedlichen Lösungsbausteine auswählen. Zur Übertragung von elektronischen Rechnungen und weiteren Nachrichtenarten bieten wir Ihnen hierbei bevorzugt das Modul CLASSIC EDI an. Sollte eine kurzfristige Realisierung des CLASSIC EDI Moduls nicht möglich sein, stehen Ihnen alternativ auch WEB EDI oder OCR / PDF zur Verfügung.

Gerne berät Sie das Serviceteam von COMARCH über die verschiedenen Anwendungsgebiete und die hiermit einhergehenden Vorteile. Damit Sie einen ersten Überblick der o.g. Module erhalten, sind diese unter den folgenden Kategorien nochmals kurz dargestellt:

Comarch Classic EDI – Elektronischer Datenaustausch für alle maßgeblichen Nachrichtenarten gemäß PHAGRO-Standard (z. B. AS2 oder OFTP).

Projektumfang:
  • Bestellungen (PHBEST)
  • Lieferavise (DESADV)
  • Rechnungen (INVOIC)
  • Überweiser (UEWAUF)
Anwendungsempfehlung:
  • Schnittstelle für Lieferanten mit mittlerem bis hohem Belegvolumen.
Comarch WEB EDI –intuitive webbasierte Lösung, die es Lieferanten ermöglicht ohne zusätzlichen Anbindungsaufwand am elektronischen Datenaustausch teilzunehmen.

Projektumfang:
  • Bestellungen (WEB PHBEST)
  • Lieferavise (WEB DESADV)
  • Rechnungen (WEB INVOIC)
Anwendungsempfehlung:
  • WEB-Portal für Lieferanten mit mittlerem Belegvolumen. Kurzfristig auch als Übergangslösung bis zur Implementierung von CLASSIC EDI realisierbar.
Comarch OCR / PDF – Emailversand von Rechnungen und Gutschriften im PDF-Format. Diese Art der Übertragung verursacht einen größeren Bearbeitungsaufwand als CLASSIC EDI oder WEB EDI.

Projektumfang:
  • Rechnungen (PDF)
Anwendungsempfehlung:
  • Geeignet für Unternehmen mit kleinerem bis mittlerem Belegvolumen. Kurzfristig auch als Übergangslösung bis zur Implementierung von CLASSIC EDI realisierbar.
Damit unser Dienstleister COMARCH die PDF-Dokumente auch erfolgreich verarbeiten kann, bitten wir Sie folgende Kriterien* zu beachten:
  • ausschließlich PDF – präferiert maschinenlesbar
  • Maximal ein zulässiger Anhang pro E-Mail (Rechnung, Gutschrift)
  • Es werden ausschließlich Rechnungen und Gutschriften weiterverarbeitet
  • Maximale Größe: 25 MB
  • Auflösung des PDFs: 96 - 600 dpi
  • Keine gezippten oder passwortgeschützten Dateien
*Hinweis: Bei Nichteinhaltung einer oder mehrerer Anforderungen erhalten Sie eine E-Mail mit einem Fehlercode. In diesem Fall bitten wir um entsprechende Prüfung der Kriterien und nochmaliger Zusendung des Dokumentes.

Wie geht es weiter?

Im ersten Schritt werden Sie von unserem Dienstleister kontaktiert, um Sie mit den erforderlichen Informationen zu EDI bzw. WEB EDI zu versorgen. Anschließend benötigen wir von Ihnen die Entscheidung, für welche Übertragungsart Sie sich entschieden haben.

Häufige Fragen

  • 1. Wer ist Comarch AG? Wie ist die Rolle von Comarch AG in dem Projekt?

    Die Firma Comarch AG wurde als Service-Dienstleister von PHOENIX beauftragt, die flächendeckende Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Invoicing) und somit auch die EDI Kommunikation voranzutreiben. Dazu gehören unter anderem die folgenden EDI Nachrichtenarten:

    • elektronische Bestellungen (PHBEST)
    • elektronische Lieferscheine (DESADV)
    • elektronische Rechnungen (INVOIC)
    • und später elektronische Überweiser (UEWAUF)

    Die Comarch AG unterstützt in diesem Zuge die Implementierungsphase und das Mapping der EDI Nachrichtenarten mit den Lieferanten.
     

  • 2. Ist es notwendig, dass die Dokumente über Comarch AG verschickt werden?

    Als zentraler Servicedienstleister für das Thema E-Invoicing werden zukünftige Integrationen im Bereich der elektronischen Rechnungen und damit auch EDI-Projekte über COMARCH abgewickelt. Bei Fragen zum Prozess und der weiteren Vorgehensweise können Sie sich gerne unter folgenden Rufnummer +49 (0) 351 563 55 874 oder per Mail an COMARCH EDI ServiceDesk phoenix_onboarding(at)comarch.com wenden.

  • 3. Können bestehende EDI-Anbindungen mit dem existierenden Provider weiterhin genutzt werden?

    Damit unsere Lieferanten zukünftig nur noch einen Ansprechpartner im Bereich E-Invoicing und EDI haben, besteht das übergeordnete Ziel zukünftige Integrationen über COMARCH abzuwickeln. Bereits bestehende EDI-Verbindungen mit dem existierenden Provider können jedoch bis auf Weiteres bestehen bleiben. Sollten Sie an einer Anbindung über COMARCH Interesse haben, informiert Sie Ihr persönlicher COMARCH-Ansprechpartner gerne über die attraktiven Rahmenbedingungen eines Wechsels.

  • 4. Welche Modullösungen bietet PHOENIX in Zusammenarbeit mit COMARCH an?

    Zur Abwicklung der gängigsten EDI-Nachrichtenarten bietet COMARCH Ihnen die Module Classic EDI und WebEDI an. Detaillierte Informationen zu diesen Optionen finden Sie bitte in dem Flyer, den Sie vom Ihrem COMARCH-Ansprechpartner erhalten. Zur kurzfristigen Realisierung von elektronischen Rechnungen können wir übergangsweise auch den Versand von PDF-Rechnungen realisieren. Mittelfristig besteht jedoch das Ziel, dass wir alle Lieferanten über die EDI-Schnittstelle gemäß Phagro-Standard anbieten. Gerne informiert Sie Ihr persönlicher COMARCH-Ansprechpartner über die entsprechenden Möglichkeiten und die bestmögliche Lösung für Ihr Belegvolumen.

  • 5. Dürfen die Dokumente weiter per Post verschickt werden?

    Als führender Großhändler legt PHOENIX großen Wert hinsichtlich der prozessualen Optimierung und Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Aufgrund der o.g. Punkte möchten wir kurzfristig den Postversand von Dokumenten einstellen und gemeinsam mit unseren Lieferanten den nächsten Schritt im Bereich der Digitalisierung gehen.

  • 6. Was kostet die Anpassung?
     Classic EDIWebEDIPdf-Rechnung
    KurzbeschreibungEDI-Anbindung über COMARCH gemäß PHAGRO-Standard für folgende elektr. Nachrichtenarten:
    • Bestellungen (PHBEST)
    • Lieferavise (DESADV)
    • Rechnungen (INVOIC)
    • Überweiser (UEWAUF)

    Durch das PHOENIX-Invoicing-Projekt liegt der Fokus insbesondere auf die Implementierung elektr. Rechnungen (INVOIC).

    Plattform über die der Lieferant mittels den bereitgestellten PHOENIX-Bestelldaten elektronische Rechnungen und später auch Lieferavise manuell erstellen kann.Der Lieferant erstellt aus seinem ERP-System eine Rechnung und sendet diese als pdf an COMARCH unter folgende Emailadresse zu verschicken: hawa.phoenix(at)einvoicing.comarch.com
    Einmalkosten 
    1. Anbindung an COMARCH: 1.500 €
    2. Implementierung je Nachrichtenart: 500 € (z.B. INVOIC)

    Beide Einmalkosten übernimmt PHOENIX für den Lieferanten.

    Bereitstellung und Zugang der Plattform: 500 €.

    Die Einmalkosten übernimmt PHOENIX für den Lieferanten.

    ---
    Monatliche KostenMailboxkosten von monatlich 60 € (= 720 € im Jahr) übernimmt PHOENIX für den Lieferanten.Monatliche Nutzungsgebühr von 40 € (= 480 € im Jahr) übernimmt PHOENIX für den Lieferanten.---
    Variable Kosten pro ausgehenede Nachrichtenart (z.B. INVOIC)KEINE------
    Optional:
    Variable Kosten pro eingehenede Nachrichtenart (z.B. PHBEST)
    10 Cent------

     

  • 7. Welche EDI-Nachrichtsarten können ausgetauscht werden?
    1. elektronische Bestellungen (PHBEST)
    2. elektronische Lieferscheine (DESADV)
    3. elektronische Rechnungen (INVOIC)
    4. und später elektronische Überweiser (UEWAUF)
  • 8. Welche Kommunikationskanäle sind in dem Projekt möglich?

    AS2
    OFTP

  • 9. Ist die Unterzeichnung der EDI-Vereinbarung zwingend notwendig?

    Bei der EDI-Vereinbarung handelt es sich um einen Standardvertrag, der gemäß EU-Richtlinie bei der Integration von elektronischer EDI-Rechnungen (INVOIC) zwischen PHOENIX und dem Lieferanten unterzeichnet werden muss.  Die Vereinbarung wird Ihnen während des Onboardingprozesses durch COMRACH zur Verfügung gestellt und muss unterschrieben als eingescanntes PDF an PHOENIX verschickt werden. Nach Gegenzeichnung durch PHOENIX kann mit dem Onboardingprozess und letztendlichen Going-Live fortgesetzt werden.

  • 10. Was ist die BFA-Nummer und wo kann ich diese erfragen?

    Die BFA-Nummer (frühere Bundesversicherungsanstalt für Angestellte) ist eine 8-stellige Versicherungsnummer pro Unternehmen, die als eindeutige Identifikationsnummer für den EDI-Austausch im Pharmagroßhandel verwendet wird. Sollte Ihnen Ihre 8-stellige Versicherungsnummer nicht vorliegen, können Sie diese sicherlich bei Ihrer Personalabteilung bzw. Steuerabteilung erfragen.

  • 11. Kann ich mich für ein anderes Modul entscheiden, auch wenn die EDI-Vereinbarung unterschrieben wurde?

    Damit wir flexibel auf die Bedürfnisse und die entsprechenden IT-Ressourcen unserer Lieferanten eingehen können, ist ein Modulwechsel auch nach Unterschreibung der EDI-Vereinbarung jederzeit möglich.

  • 12. Wann bekomme ich erste Belege, die über WebEDI/Classic EDI verschickt werden?

    Classic EDI: Im ersten Schritt werden Sie gebeten, den Fragebogen auszufüllen und zurückzuschicken. Anhand dem Fragebogen wird COMRACH die technischen Anpassungen durchführen, damit im Nachgang mit der Testphase begonnen werden kann. COMARCH wird Sie während der Testphase begleiten und bestmöglich unterstützen. Sobald die Testphase erfolgreich abgeschlossen werden konnte, wird COMARCH Sie entsprechend informieren und in Abstimmung mit PHOENIX die EDI-Anbindung produktiv setzen.

    WebEDI: Damit COMARCH die WebEDI-Plattform für Sie einrichten kann, benötigen wir folgende Informationen von Ihnen: 

    • BFA-Nummer (siehe oben) bzw.
    • Ust-ID-Nummer

    Sobald die Informationen vorliegen, erhalten Sie von COMARCH zeitnah einen Aktivierungslink inkl. Benutzernamen, der Sie für die Nutzung von WebEDI berechtigt.

  • 13. Kann ich selbst WebEDI-Plattform testen?

    Damit Sie sich im Vorfeld von den Vorzügen der WebEDI-Plattform überzeugen können, ist ein kostenfreier Zugang auf einen Test-Account möglich. Sollte Interesse an einem Test bestehen, sprechen Sie Ihren COMARCH-Ansprechpartner bitte an.

  • 14. In welchem Format werden die Dateien auf der WEBEDI Plattform verschickt?

    Die Dateien werden in der WEBEDI Plattform als XML-Datei verarbeitet. Alternativ bieten wir Ihnen jedoch auch die Möglichkeit an, die Dokumente als PDF-Datei runterzuladen.

COMARCH EDI ServiceDesk+49 351 563 55 874phoenix_onboarding(at)comarch.com
Ihr Ansprechpartner bei PHOENIXChristian RennerProjektmanager Strategischer Einkauf+49 621 8505 8155c.renner(at)phoenixgroup.eu