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Folgend informieren wir Sie gerne über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist
PHOENIX Pharmahandel GmbH & Co KG
Pfingstweidstraße 10 – 12
68199 Mannheim
Tel. +49 621 85050
Fax +49 621 8540-3
E-Mail info(at)phoenixgroup.eu
Die betriebliche Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“ oder unter der E-Mail-Adresse: Datenschutz(at)phoenixgroup.eu.
Wir verarbeiten personenbezogenen Daten von Bewerbern zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens für ausgeschriebene Stellen sowie bei Initiativbewerbungen.
Alle Daten Ihrer Bewerbung werden erfasst und verarbeitet, um den geeigneten Bewerber für die ausgeschriebene Stelle bei uns auszuwählen. Die von uns verarbeiteten Daten bestimmen Sie selbst, da Sie die Datenübermittlung selbst veranlassen. Für die Bewerberauswahl wird die jeweilige Bewerbung auch an Vorgesetzte des jeweiligen Fachbereichs weitergeleitet. Auch der Betriebsrat wird, um sein Mitbestimmungs- und Kontrollrecht auszuüben, Einsicht in Ihre Bewerbung nehmen. Die Schwerbehinderten- bzw. Gesamtschwerbehindertenvertretung wird im Falle von schwerbehinderten bzw. diesen gleichgestellten Bewerbern von diesem Recht ebenfalls Gebrauch machen.
Sofern die entsprechenden Einwilligungen vorliegen, verarbeiten wir Ihre Daten zudem,
Rechtsgrundlage ist hier jeweils § 26 Abs.2 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO.
Im Falle, dass es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die durch Sie übermittelten Daten zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt dann zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage bilden § 26 BDSG n.F. in Verbindung mit Art. 88 DSGVO.
Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt nur dann durch die PHOENIX, sofern Sie diese an uns übermittelt haben, damit wir Ihre Bewerbung in ihrer vorliegenden Form berücksichtigen können oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Diese Informationen werden keine Berücksichtigung im Bewerbungsprozess finden, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür besteht. Rechtsgrundlage bilden dann Art. 9 Abs. 2 lit b), e) DSGVO.
Nachdem wir Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten haben und sofern Interesse an einem Gespräch mit Ihnen besteht, kontaktieren wir Sie und erfragen, ob ein Online-Gespräch mithilfe des Dienstes „Microsoft Teams“ (MS Teams) für Sie in Frage kommt oder ob Sie einen anderen Kommunikationskanal präferieren. Bei der Verwendung von MS Teams wird die Datenübertragung verschlüsselt und so vor unberechtigter Kenntnisnahme geschützt, Mithilfe von MS Teams geführte Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Bitte machen Sie sich mit den Einstellungsoptionen in Ihrem MS Teams Konto vertraut. Es besteht bspw. die Option, dass Sie einen Hintergrund wählen.
Sofern Sie gerne mit uns über MS Teams ein Online-Gespräch zu Ihrer Bewerbung bei uns führen möchten, werden wir Ihnen eine Einladung zukommen lassen. Bei Verwendung von MS Teams werden die folgenden Daten verarbeitet:
Die Durchführung des Gespräches mithilfe von MS Teams ist freiwillig und Sie können sich auch dafür entscheiden, ein Gespräch über einen anderen Kanal mit uns zu führen. Ihre Wahlmöglichkeit bedeutet jedoch nicht, dass wir Sie um Ihre Einwilligung für die Datenverarbeitung bitten, sondern lediglich, dass Ihnen grundsätzlich auch andere Gesprächskanäle für die Kommunikation mit uns zur Verfügung stehen.
Die oben genannten Daten werden von uns im Zusammenhang mit Online-Gesprächen zu Ihrer Bewerbung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO vorgenommen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchführung eines Online-Gesprächs mit Bewerbern, die sich selbst dafür entschieden haben, ein Online-Gespräch mithilfe von MS Teams zu Ihrer Bewerbung mit uns zu führen, und an der Erstellung eines Online-Meetings und der Versendung von Einladungen mithilfe von MS Teams. Wir erstellen Notizen zu stattgefundenen Online-Gesprächen und nehmen diese Datenverarbeitungen ebenfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO vor. Das berechtigte Interesse besteht an der Erstellung von Notizen, die Informationen zu Ihnen als Bewerber und unserem Gespräch zum Gegenstand haben. Sofern die Verwendung von personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem Online-Gespräch mithilfe von MS Teams zur Verteidigung oder Wahrnehmung von Ansprüchen erforderlich ist, verwenden wir personenbezogene Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen an der Verteidigung oder Wahrnehmung von Ansprüchen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts nach Art. 21 DSGVO können Sie sich per E-Mail an uns wenden.
Zu den Empfängern der bei der Durchführung eines Online-Gesprächs mithilfe von MS Teams verarbeiteten Daten zählen die Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399
USA) und die von Microsoft zur Bereitstellung von MS Teams eingebundenen Unterauftragnehmer. Microsoft hält unter der folgenden URL und dort unter „List of subprocessors“ eine aktuelle Liste der Unterauftragnehmer bereit und gibt für diese an, bei welchen Diensten von Microsoft welche Unterauftragnehmer eingebunden sind: https://www.microsoft.com/en-ww/trust-center/privacy/data-access. Mehr Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft selbst sind unter folgender URL auffindbar: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365-worldwide.
Bei der Nutzung von MS Teams erfolgende Datenübermittlungen außerhalb der EU / des EWR werden auf Grundlage der EU controller to non-EU or EEA processor Standardvertragsklauseln (hier abrufbar: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) vorgenommen. Des Weiteren wurden mit Microsoft zusätzliche Schutzmaßnahmen vereinbart, die auf Datenübermittlungen außerhalb der EU / des EWR angewendet werden.
Die Speicherdauer der mithilfe von MS Teams verarbeiteten Daten ist unterschiedlich. Als Kriterium für die Bestimmung der Speicherdauer dient für uns die Erforderlichkeit der Speicherung für das Verfolgen eines legitimen Zwecks. Gesprächsnotizen werden für einen Zeitraum von 6 Monaten aufbewahrt.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ein Assessment Center durchführen zu können, soweit dies für die Auswahl auf die beschriebene Stelle erforderlich ist. Hierfür übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, damit Sie zu dem Assessment Center eingeladen werden können. Weiterführende Datenschutzhinweise können Sie der Datenschutzerklärung des Assessment Centers entnehmen. Rechtsgrundlage bilden § 26 Abs. 2 BDSG n.F. und Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO.
Unter bestimmten Umständen erfolgt im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein sogenannter Background-Check. Dieser wird für das gehobene Management angewandt und dient dem Zweck der Zuverlässigkeitsprüfung und der Überprüfung von Echtheit und inhaltlicher Richtigkeit der Informationen, Unterlagen und Referenzen. Rechtsgrundlage bildet dann die Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit b), e) DSGVO. Der Bewerber erhält im Rahmen der Einwilligung weitere Informationen zu dem Background-Check.
Die Verarbeitung umfasst Bewerberstammdaten, Qualifikationen, Zeugnisse, ggf. Bewertungsdaten im Rahmen eines Assessment Centers und Referenzdaten bei dem Background-Check.
Soweit wir die Daten nicht von Ihnen persönlich erhalten haben, erfolgt gegebenenfalls die Einholung von einem Dienstleister zum Background-Check.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
Wir geben Ihre Daten an folgende Empfänger weiter:
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten sorgfältig ausgewählter externer Dienstleister sowie auch interner Dienstleister der PHOENIX group, welche z.B. die Wartung und Administration unserer IT Systeme betreiben. Sollten im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung Daten an Dienstleister weitergegeben werden, so erfolgt dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO. Unsere Auftragsverarbeiter sind sorgfältig ausgewählt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig von uns kontrolliert.
Eine Weitergabe an auskunftsberechtigte staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften bzw. sofern wir per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet werden.
Es findet keine Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR statt. Soweit zur Vertragserfüllung die Kommunikation mit unserer Niederlassung in der Schweiz notwendig ist, liegt ein angemessenes Datenschutzniveau vor. Die Schweiz ist Mitglied der EFTA und diese ist der DSGVO 2018 beigetreten.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer erfolgt nicht ohne Ihre Einwilligung.
Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren.
Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.
Mit reCAPTCHA soll überprüft werden, ob die Dateneingabe auf unseren Websites (z.B. in einem Kontaktformular) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor SPAM zu schützen. Hierzu analysiert reCAPTCHA das Verhalten des Websitebesuchers anhand verschiedener Merkmale. Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Websitebesucher die Website betritt. Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; Website. Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA sowie die Datenschutzerklärung von Google entnehmen Sie folgenden Links: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/ und https://www.google.com/recaptcha/intro/android.html.
In den USA ist derzeit kein ausreichendes Datenschutzniveau garantiert. Es besteht die Möglichkeit, dass US-Behörden auf Daten zu Ihrer Person zugreifen und Ihnen keine Rechtsbehelfsmöglichkeiten und keine durchsetzbaren Rechte zustehen. Die Daten werden ein Tag nach der Session gelöscht.
Die Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Die Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetzgeber in unionsrechtlicher Verordnung, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss, einer Vertragserfüllung oder eine Dokumentationspflicht besteht.
Bewerbungsdaten speichern wir nicht länger als 6 Monate nach Absage zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Eine darüberhinausgehende Aufbewahrung kann aufgrund einer Einwilligung oder zum Zweck der Abwehr von Ansprüchen erfolgen. Im Falle einer Einwilligung werden im Rahmen der Bewerbung Ihre personenbezogenen Daten in unserem Bewerberpool für ein Jahr gespeichert.
Nachstehend möchten wir Sie auch über Ihre Rechte gemäß der DSGVO aufklären.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
In Übereinstimmung mit Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
